A weboldal közvetlenül a NAV Online Számla rendszerből kéri le a számla információkat, API kapcsolaton keresztül. Ahhoz, hogy a számla adatokat le lehessen kérdezni az adóhatósági rendszerből, szükséges megadni az eléréshez szükséges technikai felhasználó adatokat, melyek már ismerősek lehetnek a számlázó programok NAV Online Számla feladás beállításaiból. A technikai felhasználóról (és annak létrehozásáról) részletesebben ezen az oldalon tudnak tájékozódni.
Az ervenyeseszamla.hu weboldal használata során soha, semmilyen esetben nem tároljuk le ezeket a felhasználói adatokat, azokat pusztán a lekérés során továbbítjuk a NAV Online Számla rendszer felé biztonságos kapcsolaton keresztül, azok az oldalról való kilépés után törlődnek! Ez azt is jelenti, hogy az oldal ismételt felkeresésekor újra meg kell adni a felhasználói adatokat.
A Számla ellenőrzése menüpontba lépve tudjuk megadni az eléréshez szükséges adatokat:
Az Ellenőrzés-t megnyomva továbbítjuk a megadott adatokat a NAV Online Számla rendszer felé, hogy érvényesek-e.
A Számlaadatok lekérésé-vel kapjuk meg a NAV Online Számla rendszerben lévő számla információkat.
Amennyiben sikerült megtalálni az adott számlát a rendszerben, akkor lehetőségünk van a Megtekintéssel a számla adatokat emberi szem számára is értelmezhető formátumban megjeleníteni. Fontos megemlíteni, hogy ez a megjelenítés közel sem biztos, hogy hasonlít a kiállítótól kapott számla formátumra, a weboldal az Adóhatóságtól visszakapott adatok (az adatszolgáltatás XML) alapján generál egy képet a könnyebb azonosítás és ellenőrizhetőség kedvéért.
A számla lekérése során információt kapunk arról is, hogy a számla rendelkezik-e hash kóddal. Ahogy említettük, a weboldalon keresztül nemcsak hash kódos elektronikus számlák lekérdezésére van lehetőség, hanem bármilyen számláéra, melyet feladtak a NAV Online Számla rendszerbe.
Egy hash kódos elektronikus számla ellenőrzése során az alábbi lépéseket kell elvégezni:
Hogy a weboldal a fenti lépéseket automatikusan el tudja végezni, fel kell tölteni az eladótól kapott számla PDF-et és a hozzá kapott hash kódot is. Ha a hash kódot megkaptuk szöveges (TXT) fájlként, akkor lehetőségünk van a hash kódot tartalmazó TXT-t is feltölteni, ugyanakkor a hash kódot szövegesen is beilleszthetjük.
Amennyiben számla PDF-et és a hash kódot tartalmazó TXT-t egy tömörített ZIP fájlban kaptuk meg, úgy lehetőségünk van kitömörítés nélkül a ZIP fájlt feltölteni, az oldal automatikusan elvégzi a kitömörítést és a két állomány ellenőrzését.
A weboldal az ellenőrzési folyamat során teljesen automatikusan elvégzi az alábbiakat: